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Les mentions RGPD de vos emails de prospection B2B

Renseignez votre identité et la provenance des adresses : les textes se mettent à jour et se copient d'un clic.

Ceci n'est pas un conseil juridique. Ces textes sont un modèle de départ fondé sur les principes publiés par la CNIL. Faites-les relire par un juriste ou votre délégué à la protection des données avant usage, surtout si vous traitez des données sensibles ou des particuliers.

Mention courte, pour le pied du premier email

Vous recevez ce message car vos coordonnées professionnelles proviennent de le site internet de votre entreprise, où vos coordonnées professionnelles sont publiées. [Nom de l'entreprise] les utilise pour vous contacter au sujet de [objet de la prospection], sur la base de son intérêt légitime. Vous pouvez vous y opposer à tout moment en répondant « STOP » ou en écrivant à [adresse de contact]. Détails ci-dessous.

Mention complète (article 14 du RGPD)

Information sur le traitement de vos données personnelles

Responsable du traitement : [Nom de l'entreprise], [adresse postale]. Contact pour vos demandes relatives aux données : [adresse de contact].
Finalité : vous adresser des messages de prospection professionnelle au sujet de [objet de la prospection].
Base légale : intérêt légitime du responsable du traitement (article 6.1.f du RGPD) à développer son activité.
Données concernées : nom, prénom, fonction, entreprise, adresse email professionnelle.
Source des données : le site internet de votre entreprise, où vos coordonnées professionnelles sont publiées.
Durée de conservation : 3 ans à compter de la collecte ou du dernier contact venant de vous (la date la plus récente), ou jusqu'à votre opposition (dans ce cas, nous ne conservons que votre adresse dans une liste d'opposition, afin de ne plus vous solliciter).
Destinataires : nos équipes et les prestataires techniques qui agissent pour notre compte (envoi d'emails, gestion de la relation client).
Transferts hors Union européenne : [aucun / préciser le transfert et ses garanties, par exemple si un prestataire est établi hors UE].
Vos droits : vous pouvez accéder à vos données, les rectifier, les effacer, limiter leur traitement et vous opposer à leur utilisation à tout moment, gratuitement et sans motif (ce droit est absolu en prospection), en écrivant à [adresse de contact]. Si vous vous opposez, nous ne vous contacterons plus.
Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de la CNIL (cnil.fr).

Phrase de désinscription

Si vous ne souhaitez plus recevoir de messages de notre part, répondez « STOP » ou écrivez à [adresse de contact], et nous ne vous solliciterons plus (nous ne conservons que votre adresse dans une liste d'opposition, à cette seule fin).

Cette génération se fait dans votre navigateur : rien n'est envoyé ni enregistré. Les textes supposent un message en rapport avec la fonction du destinataire, adressé à une adresse professionnelle, avec un moyen simple de s'opposer. Complétez-les si votre traitement est plus large.

Quand utiliser ce générateur

Avant le premier envoi d'une campagne de prospection par email à des professionnels. En France, la prospection B2B peut se faire sans consentement préalable, à condition d'informer la personne, de cibler des messages en rapport avec sa fonction et de lui offrir un moyen simple de s'opposer.

Quand vous ne collectez pas les adresses auprès de la personne elle-même (profil public, base achetée), l'article 14 du RGPD demande de l'informer de la source des données, au plus tard lors du premier contact, et dans le mois suivant la collecte. Ce premier message doit aussi rappeler clairement le droit de s'opposer.

Comment utiliser les textes produits

La mention courte se place sous la signature du premier email et renvoie à la mention complète, publiée sur une page de votre site ou jointe. La phrase de désinscription se répète dans chaque message de la séquence.

Les crochets signalent un champ resté vide : complétez-le avant de copier. La durée de conservation proposée, trois ans à compter de la collecte ou du dernier contact venant de la personne, correspond au repère habituel de la CNIL pour la prospection de non-clients. Un clic ou une réponse compte comme un contact, pas la simple ouverture d'un email. Passé ce délai, supprimez les données ou redemandez à la personne si elle souhaite continuer à être sollicitée ; sans réponse positive explicite, supprimez-les.

Questions fréquentes

Faut-il le consentement des destinataires en B2B ?

En France, non pour un message en rapport avec la fonction du destinataire, envoyé à son adresse professionnelle, sous réserve de l'informer et de respecter son opposition. Le consentement reste exigé pour les particuliers. En cas de doute, demandez conseil à un juriste.

Que faire si quelqu'un s'oppose ou demande l'origine de ses données ?

Cessez immédiatement de le contacter, retirez-le de vos listes de prospection et conservez uniquement une trace minimale de l'opposition (une liste d'opposition) pour ne pas le recontacter, utilisée à cette seule fin et gardée au moins trois ans à compter de l'opposition. Répondez à toute demande d'accès dans le mois.

Dois-je citer le fournisseur de ma base de contacts ?

Oui : la source des données fait partie des informations à communiquer quand elles ne viennent pas de la personne. Nommez le fournisseur (ou la catégorie de source) et conservez la preuve de la provenance.

Ces textes valent-ils pour les particuliers ou les professions libérales ?

Non. Les règles diffèrent pour les particuliers et, selon les cas, pour les entrepreneurs individuels et professions libérales. Ce générateur vise la prospection B2B vers des adresses professionnelles.

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